日々の実務を円滑に進め、組織全体の生産性を向上させるミーティング方式「タクティカルミーティング」を実施しています。
目的
- KPI・指標確認
- プロジェクトの進捗共有
- 各種相談、意見、議論 など
会議の進行をテンプレート化し、日々の業務の生産性を向上させることで、各サークルのPDA達成を促進させる。
用語集
| 用語 | 意味 |
|---|---|
| タクティカルミーティング | 実務を前進させるための、課題解決と対応策を決めるための定例会議。通称「タクミ」。 |
| ファシリテーター | ミーティング進行役。形式に則って会議を円滑に運営する。 |
| セクレタリー | 会議の記録係。決定事項やアクションをツールに即時記録する。 |
| テンション | 問題や気づきの元となる"違和感"や"前に進まない感覚"。 「ひずみ」と呼ぶこともある。 |
| プロジェクト | ロール（役割）が遂行すべき、期限付きの具体的なタスクの集合。 |
| アクション | 次回ミーティングまでに誰かが実行する、1回限りのタスク。 |
| GlassFrog | ホラクラシー運用支援ツール。ロール管理や議事録記録などに活用。 |
タクティカルミーティングの特徴
タクティカルミーティングでは、日々の業務で生まれたテンションに対して、具体的なプロジェクトと、アクションを明確にします。
テンションとは、今の現実（As
Is）と、こうなれたらもっと良いという可能性（To
Be）との間のギャップを意味する言葉です。
テンションのトリアージ（ひずみの処理）を行い、テンションを顕在化させ、継続的な改善と適応を目指します。
ファシリテーターとセクレタリー
タクティカルミーティングを円滑に進めるために、「ファシリテーター」と「セクレタリー」という2つのコアロールが重要な役割を担います。
ファシリテーター
スポーツにおけるレフェリーのように、タクティカルミーティングの進行役として、中立かつ公平な立場で、プロセスに沿った運営を行います。参加者の発言がプロセスから外れた場合は、ただちにそれを止めさせ、ミーティングが円滑に進むように促します。
セクレタリー
タクティカルミーティングのスケジュール調整、議事録の記録・管理を行う役割を担います。タクミの成果物である「プロジェクト」や「アクション」の記録・共有もセクレタリーの重要な責務です。
プロセス
タクティカルミーティングは、以下の7つのラウンドに分かれて進行します。
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1. チェックイン
参加者一人ひとりが現在の状況などを順番にコメントし、ミーティングに集中するための準備を行います。ここではリアクションや議論は行いません。
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2. チェックリストレビュー
各ロールが定期的に行うアクションが完了しているかを確認します。ファシリテーターがアクションのチェックリストを読み上げ、出席者は前回（例えば前の週）行ったかどうかそれぞれ「完了」・「未完了」を返答します。
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3. メトリクス（指標）レビュー
サークル内の現状を把握できるよう、各ロールが担当するメトリクス（指標）の最新データを共有します。このラウンドではデータに関する質問は認められますが、話し合いや意見発表は行いません。
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4. プロジェクトのアップデート（進捗確認）
各ロールが進めているプロジェクトについて、前回のタクミ以降の進捗のみを報告します。
ファシリテーターが各プロジェクトを読み上げ、「進捗はありますか」と質問します。プロジェクトの担当者は「進捗はありません」と返答するか、または前回のミーティングから変更があった点を共有します。不明点を解消するための質問は認められますが、ディスカッションは行いません。 -
5. アジェンダの作成
参加者が個々に感じているテンションを短いタイトルでアジェンダとして登録します。ここでは説明や議論は行いません。
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6. テンションのトリアージ（ひずみの処理）
アジェンダ項目を一つずつ解決することを目的とし、提起者が他のメンバーに「依頼」や「共有」、「意見を求める」などのリクエストを行います。プロセスに則りスピーディかつ戦略的に、提起者にとって解決を目指します。
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7. チェックアウト
参加者一人ひとりがミーティングの感想を共有し、学びを深めます。ここではリアクションや議論は行いません。